Email, te hogyan használod a leveleződet?


email_send_receiveszimplán, egyszerűen, megtervezetten, külön-külön kollégánként, egy nagy közös címet használsz? Ha picit tervezettebben szeretnél dolgozni, akkor olvasd el, tudd meg hol spórolhatsz pénzt!

Jól használom?

És igen, ez az egész pont alapkérdése. Miről is van szó. Ha nem egyedül dolgozol a cégedben, hanem többedmagaddal és nem csak a te dolgod az emailek megválaszolása, akkor célszerű áttekintened, milyen módon vannak beállítva a levelező programjaitok.

Milyen email beállítások léteznek?

A napokban jártam egy ügyfélnél, aki másodmagával dolgozik, de az árajánlatos levelek megjönnek mindenkinek és gond volt, hogy nem tudták ki válaszolja meg. Két alapvető mód van a levelek kezelésére, van amikor kvázi csak küldés/fogadásra használjuk a levelező szervert (alapbeállításként 2 hétig azért ott maradnak a levelek). A másik mód, amikor ott is maradnak letörlésig a levelek és a létrehozott mappák is a szerveren. Ha a második módot válasszuk, akkor minden ki- és bemenő levél szinkronizálódik az összes olyan eszközünkkel, amin ezt a beállítást használjuk.
email_send1

Melyiket válasszam?

Nos igen, a másik jó kérdés. Vizsgáljuk meg, melyik email küldés miért jó és miért rossz. Itt elnézést kérek, de használok egy kis szakzsargont is 🙂

SMTP/POP3, avagy a levelező szerver csak küldés/fogadás módban van

előnyök:

  •  a szerveren nem sokáig maradnak meg a levelek, kevés helyet foglal
  •  ez a mód minden szerveren elérhető

hátrányok:

  • nem szinkronizálja a mappákat, nem látható ki mit olvasott el, mire válaszolt

IMAP, avagy minden levél a szerveren marad

előnyök:

  • minden levél szinkronizálódik, az összes olyan eszközön, ahol így van beállítva a levelezés
  • látod, hogy egy levél olvasott státuszú
  • látod, hogy az elküldött mappában ki válaszolt a levélre (vagy legalább meg van-e válaszolva)

hátrányok:

  • az összes levél a szerveren marad, így nagy tárhelyre lehet szükség, pláne ha nagy a levélforgalmunk

Konklúzió

Ha ezen végigrágtad magad, akkor el tudod dönteni mi kell mi a fontosabb. Ezeket a módokat keverni is lehet. A jól beállított email rendszer a tervezhető munkafolyamatok egyik alapköve. Ha jól van tervezve, akkor sok időt megspórolhatunk és az idő az pénz.

Szeretnél segítséget?

Akkor kérj egy konzultációt tőlem, kattints ide!